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古籍是我们中华民族的宝贵的文化遗产，它们经受了历史的洗礼保存至今，无论其文献内容或是载体本身都具有极高的认识和研究价值。据专家估计，我国现存古籍1万种左右，分散保存在全国各地的图书馆中，传统意义上的查阅、整理、利用很不方便。如今，信息技术的快速发展和广泛应用为古籍的数字化存取、整理和利用提供了广阔的发展空间。经过近二十年的探索，古籍的数字化建设已经初见成效，各种古籍书目、全文数据库和光盘相继问世并提供使用，为广大古籍工作者提供了极大的便利。其中，建立完整、规范的古籍书目数据库是古籍数字化的基础的工作。因为只有共知，才能在更高层次上实现古籍文献信息资源的共享，使优秀的中华传统文化得以广泛传播和创新。自20世纪90年代初以来，国内已有许多图书馆开始建设馆藏古籍书目数据库，国家图书馆、上海图书馆、北京大学图书馆等还将本馆古籍书目数据上网，为后来的建库工作提供了借鉴的经验和范例。河南大学图书馆现存古籍17万多册，2003年初开始进行古籍整理和建库工作。笔者结合一年来的建库实践，谈谈古籍建库的组织管理以及由此引发的一些思考。 1古籍建库的组织管理 1.1建库前统一思想，明确目标 建库前首先要做好思想工作，使大家对建库的重要意义和具体目标有清醒认识，从而积极主动地投身工作。为此，我馆在建库之初就专门成立了古籍建库领导小组，召开建库相关人员研讨会，交流思想、明确目标、统一认识。 1.1.1认识建库的重要意义 首先，馆藏古籍为我校历史、中文、艺术等专业的教师和研究生的教学、科研和学习提供了重要的文献保障。为了利用信息技术在更大范围内宣传馆藏古籍，更全面地揭示古籍的特征，为读者提供更便捷、多样的检索途径，继普通图书书目数据库建库之后，古籍书目数据库的建设成为当务之急。其次，完整的馆藏书目数据库还将成为省内乃至全国高等教育文献保障系统的重要组成部分，并为进一步的古籍数字化工作打下基础。 1.1.2确定建库的目标 没有目标的管理是无意义的管理。建库前必须确立切实可行的目标。通过网上调研和北京、郑州两地的实地考察，我们了解到，目前全国古籍建库还没有统一的模式。国家图书馆和以北京大学图书馆为首的CALIS方面虽然先后推出了各自的著录规则《汉语文古籍机读目录格式使用手册》和《CALIS古籍联机合作编目规则》，但在实践中还没有完全达成共识，尚处于探索阶段。首先，在著录用字上，国图用简体字，北大图书馆用繁体字；其次，二者在一些字段使用和著录细则上也存在差异；再次，国图古籍数据与其它类型数据合库检索，非常方便，北大图书馆古籍单独列库，须用繁体和拼音检索。综合各种因素，考虑我馆实际情况，最后决定以我馆古籍公务分类目录卡片为数据源，按照CNMARK格式，依据国家颁布的《GB3792.7-87古籍著录标准》，参照国图和北大图书馆所编的著录规则，用简体规范汉字基本著录馆藏古籍，所生成的记录与普通图书合库。总的方针和目标一经确定，具体的计划和组织实施工作随之而来。 1.2建库的组织实施 古籍建库是一项长期的、细致的工程，不可能一蹴而就，需要认真、耐心地计划和组织。为了做好这项工作，我馆领导小组制定了详细的计划，对建库前的准备工作和建库人员、时间、地点、方式进行了具体设计。按照计划，我们首先要做好建库前的准备工作，包括书卡核对、细则的制定和人员的培训；接着就是长期的数据录入工作，在录入数据的过程中加强质量控制，确保数据的标准、规范和统一。 1.2.1书卡核对 由于古籍书目数据库建设属于回溯性建库，不仅馆藏情况较为复杂，而且还包括多年来流通阅览及管理不善而造成的书卡不符情况，建库前必须进行书卡核对。通过书卡核对，有卡片无书的，剔除卡片；有书无卡片的，补充卡片；卡片上著录混乱、版本不清的，重写卡片；卡片上著录项目不全的，补充完整；卡片上著录用字、词有错或者不规范的，加以改正。此外，由于历史原因造成馆藏登录号混乱的，还有必要重新登录，以彻底摸清馆藏情况。我馆9个人用了半年时间将17万多册书、16万多张卡片核对完毕，其中剔除废卡片278张，补充新卡片1419张，增补、修改项目无数，为数据录入工作打好了基础。 1.2.2细则的制定 标准化是数据库的生命所在。除了参照国家标准和有关著录规则，我们还必须制定适合本馆实际的著录细则。为此，我馆组织建库人员先学习国家标准，然后结合所用编目软件和传统经验，对要采用的著录项目及其相应的CNMARK字段一一加以说明，对一些特殊情况，如丛书、多卷书的著录，合订、合函书的著录、著录用字中出现的问题、复本书的处理等专门举例说明。另外，针对书卡核对和整理目录卡片中要注意的问题，也制定了具体的整理细则。这些细则的制定和实施，便于在整个建库过程中确立标准，统一认识，规范个体行为，加强科学管理和质量控制。 1.2.3人员的培训 古籍建库选用的人员一般要具有一定的汉语言文字、历史知识，掌握基本的计算机操作技能，具有多年图书馆工作经验，对工作认真负责。即使如此，建库前也需要经过一段时间的培训，帮助建库人员尽快熟悉古籍业务知识、编目软件和各种著录规则，以保证圆满完成书卡核对和数据录入工作。 1.2.4数据录入及其质量控制 古籍建库所用软件各馆不尽相同，我馆所用大连博菲特的《文献管理集成系统》（v6.0增强版）功能齐全，数据格式标准，操作界面直观，能够兼容GBK大字库的汉字输入，适合古籍建库的需要。建库人员经过短期培训掌握软件的使用并不难，关键是在将卡片目录上的数据转换成CNMARK格式的过程中，由于各人对相关标准和细则的熟悉程度不同，对某些著录项目的理解不同，容易产生错误和差异，影响数据库的整体质量，所以，在数据录入过程中必须采取各种形式的检查、监督措施，加强质量控制。特别是在数据录入的初期，全部人员都要经历一个学习、适应和熟练的过程，录入中出现错误是难免的，必须采取逐条检查、校对的方式，由专人负责，发现错误，及时指出并加以纠正，以防再犯。对一些录入中新出现的普遍性的、典型的问题组织大家讨论、总结，记录在案，补充细则，以备参考。即使建库完成后，管理人员或者读者在使用中发现了问题，也要及时修正错误，不断完善数据质量。 2关于古籍建库的几点思考 在古籍建库的过程中，笔者对建库中存在的一些问题深有感触，譬如全国的古籍建库缺乏统一协调，各馆自行其是；标准不统一，不便于书目数据的广泛交流和共享；建库人员素质参差不齐，难以提高建库的质量和效益等等。这些问题的存在，严重制约着全国的古籍建库工作，也背离了古籍数字化的本质和目的，使信息技术不能充分发挥效力。笔者认为，只有更新管理观念，尽快出台标准，重视信息化人才和团队建设，才能从根本上解决这些问题，开创古籍数字化工作的新局面。 2.1更新管理观念，加强统一管理和合作 观念是行为的先导。图书馆的信息资源管理理念直接决定了数据库建设的水平。首先，处在网络环境中的图书馆必须改变传统的“馆本位”的封闭保守、自给自足的管理思想，代之以“大图书馆”为基础的开放合作、共建共享。这样才有可能在图书馆系统内，甚至与信息机构、网络开发商等所有与信息有关的社会机构开展广泛的交流合作，就大家共同关心的技术、标准等问题开展研究，促进统一管理，提升信息资源建设的水平。其次，面对日益国际化的竞争激烈的市场经济，图书馆必须树立效益观念。数据库建设要耗费大量的人力、物力、财力，必须从数据库的质量、规模、速度等方面来保证和提高其经济和社会效益。再次，随着信息化程度的加深，创新意识对图书馆的发展尤显重要。数据库的建设也需要有管理观念、运行机制等方方面面创新的支持。现代化的管理理念为数据库建设指明了发展方向，数据库的建设更要靠众多具有现代化意识的管理者、实践者真正携起手来，切实行动来完成。 2.2强化技术支持，尽快确定标准 古籍建库虽然有普通图书建库的经验，但由于古籍本身的特点以及古籍著录各项内容转化为机读书目数据的复杂性，还有各馆古籍基础业务工作的标准化程度不一，所以古籍书目数据库建设步伐较慢，已经建库或者正在建设的各馆在著录用文字、机读目录格式、著录标准等很多方面标准不一。首先，著录用文字是建库前必须确定的问题。《古籍书目数据库建设中的用字问题》一文对古籍著录用文字作了详尽的分析，简体、繁体各有千秋，难以定夺。此外，著录中经常遇到GBK字库中没有的字、异体字、避讳字等，影响输入和检索。其次，在机读目录格式著录古籍时，一些字段的界定和使用说明模糊不清。如版本项（205字段）中版本类型的规范化，出版发行项（210字段）中出版地与出版者籍贯的区分，载体形态项（215字段）中册函的处理等。再次，关于著录规则，无论是国家标准《古籍著录规则（GB3792.7-87）》，还是《中国文献编目规则》之古籍著录规则中都存在与著录实际不符的现象，而国家图书馆和北大图书馆的编目手册又语焉不详。这些都需要信息技术专家和图书馆界的专家们通力合作，从实际需要出发，加强研究，尽快制定相关标准，为数据库建设提供强有力的技术支持，加速古籍书目数据库建设的进程。 2.3重视信息化人才培育，打造学习型团队 古籍书目数据库建设需要组建一支知识结构合理、优势互补的学习型团队。建库工作涉及古籍整理、图书著录、计算机等方面的知识，而具备全面知识的现有人才确实不多，因此，挑选具有相关知识结构、热爱学习、责任心强、具有合作精神的人员组成一支建库队伍就显得非常必要。团队成员或具有古籍版本学、文献学、目录学、文史知识方面的理论和实践经验，或精通图书著录的各项规则、熟悉编目软件，或是计算机软硬件方面的高手，在培训和工作中互相学习，取长补短，共同进步，群策群力，搞好数据库建设。也许一馆的力量毕竟有限，图书馆系统内可以积极采取有效的培训措施，整合优势教育资源为数据库建设培育、储备复合型的信息化人才，以解当前数字化建设之急。此外，图书馆领导也要贯彻以人为本的理念，为馆员创造进修学习的条件，并且运用科学的激励手段，激发馆员和团队的积极性、创造性和协作精神，使建库工作自始至终，一丝不苟地朝着最终的目标顺利前进。 参考文献： [1] 王世伟.图书馆古籍整理工作[M].北京：北京图书馆出版社，2000. [2] 范瑞娥.古籍书目数据库建设中的用字问题[J].河北科技图苑，2002，（6）. [3] 中国国家图书馆.汉语文古籍机读目录格式使用手册[M].北京：北京图书馆出版社，2001. [4] CALIS联机合作编目中心. CALIS古籍联机合作编目规则[M].北京：CALIS联机合作编目中心，2003. [王会丽：河南大学图书馆古籍阅览室。] 原载：《农业图书情报学刊》2005年6月第17卷第6期 (责任编辑：admin) |